Gambar 1. Diagram Alir Penerbitan Sertifikat CBIB
3.1 Permohonan
(1) Permohonan Sertifikasi CBIB ditujukan kepada Direktur Jenderal cq. Direktur Produksi (Format1), dilengkapi dengan dokumen administrasi dan ditembuskan kepada Kepala Dinas Provinsi dan Kab/Kota. Dokumen administrasi meliputi:
a. Copy Izin Usaha Perikanan (IUP) bagi unit usaha berbadan hukum/Tanda Pencatatan Usaha Pembudidayaan Ikan/Surat Keterangan bagi pembudidaya atau kelompok pembudidaya ikan;
b. Data Unit Pembudidayaan Ikan (Format 2);
c. Gambar Layout bangunan dan petakan Unit Pembudidayaan ikan;
d. Struktur Organisasi dan uraian tugas (untuk unit budidaya dengan jumlah pekerja ≥ 3 orang).
(2) Permohonan dapat disampaikan secara langsung atau melalui pos, fax, dan/atau surat elektronik dengan alamat: sertifikasicbib@yahoo.com.
(3) Direktur Produksi meneruskan surat permohonan kepada Sekretariat Sertifikasi CBIB untuk dilakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen.
(4) Sekretariat memeriksa persyaratan kelengkapan dokumen dengan mengisi Tanda Terima Dokumen Permohonan, Audit Kecukupan dan
Rencana Kerja (Format 3). Apabila dokumen tidak lengkap disampaikan kepada pemohon untuk melengkapi kekurangan dokumen yang dipersyaratkan (Format 4).
(5) Pemohon melengkapi kekurangan dokumen administrasi paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah menerima surat pemberitahuan.
(6) Direktur Produksi menugaskan Asesor CBIB untuk melakukan Asesmen (Format 5). Jumlah Asesor yang ditugaskan untuk penilaian dalam 1 (satu) unit pembudidayaan ikan tergantung skala dan kompleksitas manajemen unit pembudidayaan ikan.
(7) Asesor sebelum melakukan Asesmen perlu mempelajari dokumen unit pembudidayaan ikan, dan mengidentifikasi hal-hal yang akan menjadi fokus Asesmen paling lambat 2 (dua) hari kerja sebelum pelaksaanaan Asesmen dengan melengkapi Tanda Terima Dokumen Permohonan, dan Audit Kecukupan (Format 3).
(8) Tim Asesor berkoordinasi dengan Dinas dan Asesi mengenai pelaksanaan Asesmen.
3.2 Pelaksanaan Asesmen
(1) Asesmen dilakukan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah penugasan dengan mengikuti tata cara Asesmen diatur dalam SNI 19-19011-2005 dengan metode wawancara, pemeriksaan catatan/rekaman, sarana dan prasarana serta lingkungan sekitar menggunakan checklist penilaian (Format 6);
(2) Asesor mengisi checklist secara lengkap, menulis bukti kesesuaian dan ketidaksesuaian dalam kolom keterangan. Temuan ketidaksesuaian dilengkapi dengan penjelasan masalah dan penanggung jawab dari bukti temuan, serta acuan/SPO yang dilanggar (PLOR-problem, location, objective evidence, reference). Setelah asesmen lapangan selesai, asesor merangkum temuan dengan menyalin PLOR dalam Laporan Hasil Asesmen Lapangan (Format 7), menyampaikannya kepada asesi, untuk disepakati dan ditandatangani bersama.
(3) Laporan hasil Asesmen dibuat 2 (dua) rangkap, 1 (satu) rangkap diberikan ke Asesi sedangkan 1 (satu) rangkap disimpan oleh Asesor untuk proses selanjutnya.
(4) Asesi diberikan kesempatan melakukan tindakan perbaikan dan menyampaikan laporan tindakan perbaikan (Format 8) kepada Asesor dalam jangka waktu yang disepakati paling lambat 1 (satu) bulan setelah
pelaksanaan Asesmen, dengan menyertakan bukti perbaikan, antara lain surat keterangan/pernyataan, hasil uji laboratorium, gambar perbaikan fisik di lapangan sesuai temuan ketidaksesuaian.
(5) Asesor melakukan peninjauan terhadap laporan tindakan perbaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah laporan tindakan perbaikan diterima, dengan melengkapi Laporan Tindakan Perbaikan dan Peninjauan (Format 8).
3.3 Pelaporan Hasil
(1) Asesor CBIB menyampaikan Laporan Penilaian kepada Direktur Produksi melalui Sekretariat CBIB (Format 9) paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah penilaian lapangan atau peninjauan tindakan perbaikan.
(2) Sekretariat CBIB menyampaikan dokumen penilaian lapangan kepada Tim Reviewer untuk pemeriksaan.
(3) Tim Reviewer memeriksa ketepatan dan kelengkapan asesmen lapangan, dan memberikan rekomendasi hasil penilaian dengan melengkapi bagian pemeriksaan pada checklist, hasil penilaian lapangan, peninjauan tindakan perbaikan.
(4) Berdasarkan rekomendasi Tim Reviewer, Direktur menyampaikan memorandum hasil asesmen dan penerbitan sertifikat CBIB kepada kepada Direktur Jenderal (Format 10), paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah hasil review diterima.
3.4 Pemberian Sertifikat
(1) Direktur Jenderal menerbitkan Sertifikat CBIB (Format 11) kepada unit pembudidayaan ikan yang dinyatakan lulus dan memenuhi persyaratan CBIB, berdasarkan Tingkat kelulusan
(2) Tata cara penomoran Sertifikat CBIB mengacu pada ISO 3166-2:2007 tentang standar Internasional untuk kode negara dan kode subdivisi.
(3) Jangka waktu berlakunya sertifikat tergantung pada tingkat kelulusan, yaitu:
a. Lulus dengan predikat A (Sangat Baik) berlaku 4 (empat) tahun sejak tanggal penerbitan.
b. Lulus dengan predikat B (Baik) berlaku 3 (tiga) tahun sejak tanggal penerbitan.
c. Lulus dengan predikat C (Cukup) berlaku 2 (dua) tahun sejak tanggal penerbitan.
(4) Sertifikat disampaikan dengan Tanda Terima Sertifikat (Format 12)
(5) Bagi unit pembudidayaan ikan yang tidak lulus diberikan pemberitahuan melalui surat (Format 13) dan dilakukan pembinaan oleh Dinas Provinsi dan Kab/Kota.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar